Vademecum per l’e-mail aziendale
L’e-mail aziendale è uno strumento di lavoro e deve essere utilizzata con attenzione. Un messaggio inviato al destinatario sbagliato, un allegato non protetto o un collegamento malevolo possono causare perdita di dati e incidenti di sicurezza.
Prima di inviare un messaggio
Controlla sempre:
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che i destinatari siano corretti;
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se sia opportuno utilizzare A, CC oppure CCN;
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che l’oggetto descriva chiaramente il contenuto;
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che gli allegati siano quelli giusti e nella versione corretta;
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che il messaggio non contenga informazioni non necessarie;
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che eventuali dati riservati siano protetti secondo le procedure aziendali.
Per invii a numerosi destinatari esterni utilizza il campo CCN, evitando di mostrare gli indirizzi e-mail a tutti i partecipanti.
Prestare attenzione ai messaggi ricevuti
Prima di cliccare su un collegamento o aprire un allegato:
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verifica l’indirizzo completo del mittente;
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diffida delle richieste urgenti o insolite;
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controlla i collegamenti senza aprirli;
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non comunicare password o codici temporanei;
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verifica attraverso un altro canale eventuali richieste di pagamento o modifica dell’IBAN.
Segnala i messaggi sospetti al supporto IT senza inoltrarli ad altri colleghi, salvo diversa indicazione.
Utilizzare correttamente la casella aziendale
Non usare l’e-mail di lavoro per registrarti a servizi personali o non autorizzati. Non configurare inoltri automatici verso caselle private e non inviare documenti aziendali al tuo indirizzo personale.
Proteggi l’account con una password unica e con l’autenticazione a più fattori. Quando utilizzi un dispositivo condiviso, disconnettiti sempre al termine della sessione.
Regola fondamentale: prima di inviare, aprire o rispondere a un’e-mail, verifica mittente, destinatari, collegamenti, allegati e informazioni contenute.